あなたの会社には、昔から同じ方法でしている非効率なルールややり方が残されていませんか？
色々な会社でさまざまなルールがあります。中には客観的に見ると非常に非効率なルールも残されています。
なぜ、そのようなルールがいまだに使われているのでしょうか？
細かく分析していくと、見えてくるものがありました。
既存ルールの問題点を知る
ただ、「ルールだから」と言って現状のルールに縛られているだけでは従業員に成長はなく、そのような従業員しかいない会社にそれ以上の発展はありません。
時代とともに法律が変わるように、会社のルールも環境の変化に応じて変わるべきものです。
いくら性能のいいシステムを導入したところで、今までのルールのもとでシステムを使っていたのでは意味がありません。
導入したシステムの運用も踏まえ、全体のルールを変えることで初めて会社全体の改善になります。
しかし、「既存ルールがおかしいから今すぐ変更する」と実行することは非常に危険です。今あるルールの成り立ちやそのルールの社内におよぼす影響を把握することが、改善のコツとも言えます。
- ルールの作られ方
- ルールの作成者の問題
- 運用する側の問題
ルールの作られ方
まずは、現状のルールがどのような経緯でできたのか、そのルールはどのようなことを想定して作られているのかを把握しておきましょう。
新しいことを始める際にどのようにルールを作っていくのでしょうか？一般的に新しいルールは、現状で考えられる不測の事態のみを考慮して作られます。
しかし、まずはたたき台として作られるため、その内容は現状の実務のみが優先されることがほとんどです。
ですので、あくまでもその時点で考えられる、なおかつその時点で有効性のあるルールが作られます。
ルールの作成者の問題
基本的に社内で新しいルールを作る側に回る人間は、往々にして管理側、決める側の役職者が作ることが多いためその作成者に有効に作られることとなります。
これは、誰が悪いでもなく検証性が含まれるため仕方のないことです。
運用の問題
このようにして、検証のつもりで作られたものが時間を積み重ねることにより、また作成者の立場・プライドにより非効率を生み出していくこととなります。
結果、作成時にあくまでも当時としては有効であったルールを、あたかも綿密に決められた、そして時代が経過しても風化しないバイブルであると信仰する勘違いな先輩から、ピュアな後輩たちへ引き継がれていってしまうのです。
対策
では、対策としてはどのようにすべきなのか考えてみましょう。
- 問題が作成者側にある場合
- 問題が運用側にある場合
問題が作成者側にある場合
まず、問題が作成者側にある場合、その立場を捨て今後改善の徹底を行う必要があります。
時代が変化していく中で、様々な効率的なものが生み出されます。
ですので、変わりゆく時代に適応して、ルールを改訂することをルールとし、社員に徹底しておくこと。これが作成者の責任です。
例えば、「このルールの運用に当たっては、少なくとも○年に一度見直しを行なうものとする」などの一文を付け加えておきましょう。
すると、今度はそのルールを運用する側の問題になるため、運用する側の緊張感を高めるのに有効に働きます。
一見責任を転嫁しているようにも見えますが、運用する側に責任を放棄させないためにとても重要なことです。
問題が運用側にある場合
逆に、自分の職場ですでに運用されているルールをどうにかしたいと考えている場合は大変です。
多くの従業員、特に年配の人は変化を極端に嫌い、中には非効率を美学としている人もいます。
ですので、絶対的な根拠を持って、非効率を全否定することが必要となります。
非効率なルールでも、このルールが必要な層が一定程度存在するのです。
ましてや、若手と呼ばれる立場の場合、否定するためには絶対的な意見が必要になります。
そのため、ルールの隅をつつくような否定ではなく、根本的に効率よくなる提案をしていくことが求められるわけです。
苦しい就職・転職活動を経てようやく入社したかと思ったら、「社内の改善を提案したことによって退職に追い込まれてしまった」ということでは目も当てられません。
基本的に、組織を運営していくうえで、ルールは必要です。
ですが、最近の企業ではマニュアルにこだわりすぎる傾向があります。
そうではなく、ルールとは常に変わり続けるもの、様々な人が集まったときの本筋を作っていくようなものととらえて、必要があれば改善をおこない、常に新鮮なルールに保つことをルールとすることが組織のルールには求められます。
具体例
例えば、飲食店においてスタッフが接客の評価として客からチップをもらう場合を想定してみましょう。
以前はチームワークに重きを置いていて、全ての従業員が店の売上のために心血注いでいた（One for all, All for one）としたら、会社がチップを回収して分配することをルールとするでしょう。ちなみに予断ですが、この場合には社会保険料や所得税の対象になります。
しかし、現在は状況が大きく変わり雇用の流動性が高く個人主義で能力主義が世の中の風潮です。
この状況下でチップを回収するというルールがスタッフのモチベーションにどのように働くでしょうか？
チップの獲得はその者の能力と判断し回収しないこととすれば、もっとチップを獲得するために試行錯誤するのではないでしょうか？
雇用の流動性の観点から見ると、ルールを変更することがスタッフの流出を防ぐための施策のひとつとなります。
まとめ
このように、環境の変化や時代の変化に応じてルールを変えなければ組織は活性化されません。
既存のルールに固執することなく、ルールに対しても常にPDCAサイクルを回すことが、現代の組織には求められます。
